Wagenparkbeheer bij overheidsinstellingen is een complexe taak die vraagt om efficiënte oplossingen en strikte naleving van wet- en regelgeving. Anders dan commerciële bedrijven, hebben overheidsinstanties te maken met unieke eisen en beperkingen die het beheer van hun wagenpark uitdagender maken. In deze blog bespreken we de vier grootste uitdagingen waar CISO's bij overheidsinstellingen mee te maken hebben en laten we zien hoe MyFMS deze kan oplossen.
Overheidsinstellingen staan vaak voor de uitdaging om het privégebruik van dienstvoertuigen door medewerkers volledig te verbieden en moeten daarom een sluitende rittenadministratie bijhouden. De Belastingdienst stelt strenge eisen aan deze administratie: elke rit moet gedetailleerd worden geregistreerd, inclusief begin- en eindpunt, datum, tijd, aantal kilometers en het doel van de rit. Zonder de juiste tools kunnen fouten ontstaan, met mogelijke boetes of juridische problemen als gevolg.
Hoe MyFMS helpt: MyFMS automatiseert de fiscale rittenregistratie volledig volgens de eisen van de Belastingdienst. Dit toont MyFMS aan middels het Keurmerk Ritregistratiesystemen en het bijbehorende certificaat wat aan het kenteken is gekoppeld. Onze software registreert elke rit nauwkeurig en legt automatisch alle benodigde details vast. Dit zorgt voor een sluitende administratie zonder handmatige invoer, waardoor je eenvoudig aan alle fiscale eisen voldoet. Daarnaast genereer je met MyFMS snel rapportages voor audits of controles.
Doordat alle telecomproviders uiterlijk eind 2025 de uitfasering van het verouderde 2G-netwerk voltooid willen hebben brengt de transitie naar 4G of 5G nieuwe uitdagingen met zich mee. Overheidsinstellingen moeten hun voertuigvolgapparatuur upgraden om compatibel te zijn met de nieuwe netwerken, terwijl ze ook extra aandacht moeten besteden aan cybersecurity. Snellere en betrouwbaardere netwerken bieden meer mogelijkheden voor dataverkeer, maar vergroten ook het risico op cyberaanvallen en datalekken, vooral wanneer voertuigen betrokken zijn bij gevoelige operaties.
Hoe MyFMS helpt: MyFMS zorgt voor een probleemloze overgang naar 4G-apparatuur met compatibele hardware en software die voldoet aan de nieuwste beveiligingsnormen, zoals de BIO en ISO270001. Ons systeem biedt end-to-end encryptie en geavanceerde beveiligingsprotocollen, waardoor alle gegevens veilig blijven tijdens verzending. Hierdoor profiteer je als overheidsinstellingen van betere connectiviteit en verhoogde beveiliging. En wist je al dat je in sommige gevallen bij ons zelfs helemaal geen hardware meer nodig hebt?
Veel overheidsinstellingen hebben moeite om hun wagenparkbeheer naadloos te integreren met andere bedrijfsprocessen, zoals personeelsbeheer en logistiek. Het toewijzen van identificatiemiddelen, zoals een druppel, tag of personeelspas aan medewerkers kan zonder de juiste tools chaotisch zijn. Herkenbaar?
Hoe MyFMS helpt: Met MyFMS wijs je eenvoudig identificatiemiddelen toe aan specifieke medewerkers of voertuigen en volg je het gebruik in realtime. Dit zorgt voor een efficiënte en transparante toewijzing van middelen, minimaliseert misbruik en verhoogt de operationele efficiëntie. Bovendien integreert MyFMS soepel met andere bedrijfsprocessen en -systemen middels een koppeling met Microsoft Azure, waardoor je altijd een volledig overzicht hebt van alle bedrijfsmiddelen.
Het efficiënt beheren van poolauto's en deelvoertuigen is een andere grote uitdaging. Poolauto's worden vaak gedeeld door meerdere medewerkers, wat het moeilijk maakt om het gebruik bij te houden, onderhoud te plannen en voertuigen altijd beschikbaar te hebben wanneer ze nodig zijn. Dit kan leiden tot inefficiëntie en frustratie bij medewerkers door misverstanden over reserveringen en sleutelbeheer.
Hoe MyFMS helpt: MyFMS biedt een slimme oplossing voor het beheer van poolauto's en deelvoertuigen. Medewerkers kunnen eenvoudig voertuigen reserveren via de gebruiksvriendelijke MyFMS-app die real-time beschikbaarheid toont. Daarnaast helpt MyFMS bij het plannen van onderhoud en reparaties, zodat voertuigen altijd in goede staat zijn en klaar voor gebruik, wat de efficiëntie en medewerkerstevredenheid verhoogt.
CISO's bij overheidsinstellingen staan voor unieke uitdagingen die om effectieve oplossingen vragen. Of het nu gaat om het bijhouden van een sluitende rittenregistratie, de overstap naar 4G, het efficiënt beheren van poolauto's of het integreren van wagenparkbeheer met andere bedrijfsprocessen, zonder de juiste technologie kunnen deze taken complex zijn. MyFMS biedt een allesomvattende oplossing die niet alleen de efficiëntie verhoogt, maar ook zorgt voor naleving van wetgeving en verbeterde beveiliging. Klaar om je wagenparkbeheer te optimaliseren? Neem contact met ons op en ontdek hoe MyFMS jouw overheidsinstelling kan ondersteunen.
Lees hieronder nog meer nieuws van MyFMS.
