Privacy statement

MyFMS, gevestigd aan Vlierweg 38a 3991 BD HOUTEN, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in het MyFMS product zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Versie 1.5
5 september 2024

Contactgegevens
‍www.myfms.com
Vlierweg 38a
3991 BD HOUTEN
+31306355700

Persoonsgegevens die wij verwerken
Micpoint B.V. verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- IP-adres
- Locatiegegevens

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken‍
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@micpoint.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken‍
MyFMS verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Verwerken van de data voor ritregistratie
- Verwerken van de data voor het opvolgen van alarmmeldingen
- U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
- Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
- U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten

Geautomatiseerde besluitvorming
MyFMS neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Micpoint B.V.) tussen zit. MyFMS gebruikt de volgende computerprogramma's of -systemen: MyFMS voor het registreren van de ritten van een individuele gebruiker van een organisatie die gemachtigd is om in te loggen met zijn of haar e-mailadres.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
MyFMS bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
‍
Voor- en achternaam
Deze gegevens zijn noodzakelijk om een gebruiker te identificeren in het systeem en om rapportages te voorzien van de juiste eigenaar gegevens.  Bewaartermijn is maximaal 2 jaar na beëindiging van het contract.

‍Adres
Het adres wordt alleen opgeslagen als de organisatie gebruik wil maken van de module ‘Tijdmanagement’. In dat geval wordt het adres gebruikt om te bepalen of een rit het WoonWerk-karakter heeft.  Bewaartermijn is maximaal 2 jaar na beëindiging van het contract. .  

‍Telefoonnummer
Het verstrekken van een telefoonnummer is optioneel en niet verplicht. Het wordt enkel gebruikt voor het gemak van de beheerder om snel contact op te kunnen nemen met de gebruiker (medewerker) indien nodig. Bewaartermijn is maximaal 2 jaar na beëindiging van het contract.

‍E-mailadres
Het is noodzakelijk om het e-mailadres op te slaan, zodat we kunnen valideren of het werkelijk om de gebruiker gaat als deze inlogt op ons platform.  Bewaartermijn is maximaal 2 jaar na beëindiging van het contract.

‍IP-adres
Het IP-adres wordt opgeslagen vanwege beveiliging die gebruikt wordt voor IP white listing en om te identificeren of een gebruiker met verschillende toestellen op een account aanmeldt. Bewaartermijn is maximaal 6 maanden.

Locatiegegevens
De locatiegegevens zijn nodig om ritten vanuit coördinaten te genereren en om aan te tonen waar een gebruiker is geweest. De ritten worden maximaal 7 jaar bewaard, wettelijk bewaartermijn van de fiscale ritten.

‍Analytische gegevens
De analytische gegevens worden verzameld door Google Analytics en bewaren we voor analyse en het optimaliseren van onze website voor 26 maanden.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
MyFMS gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kunt u zelf doen via de persoonlijke instellingen van uw account. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons bedrijf en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

Wilt u gebruik maken van uw recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heeft u andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar info@micpoint.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

Micpoint B.V. zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren. Micpoint B.V. wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
MyFMS neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via support@myfms.com

Contactgegevens Privacy Officer
Frank Leemkuil (Directeur) is de Privacy Officer van Micpoint B.V. Hij is te bereiken via privacy@micpoint.nl.  

Delen van persoonsgegevens met derden
Micpoint B.V. verstrekt uitsluitend aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.