Jan Mekelenkamp is werkzaam bij de Belastingdienst en is registeraccountant en IT-auditor. We spraken hem op persoonlijke titel over het keurmerk ritregistratiesystemen, het belang ervan en het nieuwe format van XAR-bestanden.
Het keurmerk ritregistratiesystemen is een onafhankelijke standaard die is getoetst door een IT-auditor en is ondergebracht bij de stichting keurmerk ritregistratiesystemen. Deze stichting zorgt, op basis van algemene uitgangspunten, voor een marktstandaard zonder onnodige drempels en kosten. ‘Als je je als leverancier van ritregistratiesystemen serieus en onafhankelijk wilt laten toetsen, dan is er geen enkele reden om je niet aan te sluiten bij de stichting.’
Er zijn nogal wat aanbieders die een systeem leveren waarmee je ritten kunt registreren. ‘Dat is niet veel meer dan wat je doet met een stuk papier, een potlood en een gum.’ Dit betekent dat er systemen op de markt zijn waarin je ongezien alles kunt aanpassen. ‘Dat wil uiteraard niet zeggen dat iedereen dat gaat doen, maar als het om financiële kwesties gaat, kan een kat in het nauw gekke sprongen maken', zegt Mekelenkamp. ‘Als er een auto ter hand wordt gesteld, dan moet je je daar fiscaal over kunnen verantwoorden in de ondernemerssfeer. Dit gaat vooral om privégebruik en heeft invloed op loonheffing, omzetbelasting, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting. Het keurmerk bevestigt dat een systeem op een achteraf controleerbare manier de ritten registreert en verwerkt.'
Via een XAR-bestand kan de Belastingdienst controleren of de ritten kloppen met wat er is ingevuld in de administratie. Het is een exportbestand uit een beveiligde omgeving en het bestand is digitaal verzegeld. Er wordt een waarde meegegeven die beveiligd is, zodat controleerbaar is of het bestand is aangepast of niet. Als dat zo is, dan klopt de verzegelde waarde niet meer.
'Er wordt in het nieuwe formaat nog meer rekening gehouden met de AVG', zegt Mekelenkamp. ‘Stel, wij delen een auto van de zaak. Dan kon ik, als ik een bestand opvroeg, eerst ook al jouw gegevens zien. Dat gaat veranderen. Als ik een bestand opvraag, dan zijn jouw ritten deels beschikbaar. Ik zie bijvoorbeeld dat je 400 km hebt gereden, maar niet wanneer, hoe laat en de locaties zie ik ook niet. In het systeem zijn de gegevens wel beschikbaar. Je kunt je fiscale verantwoording doen.’
De ritregistratiesystemen met het keurmerk krijgen een logische toegangsbeveiliging, zodat iedereen die het systeem gebruikt alleen bij de noodzakelijke gegevens kan. ‘Dat betekent dat gebruiker A een ander bestand krijgt dan gebruiker B.’ Eind 2023 zijn de specificaties gepubliceerd en nu zijn de leveranciers van ritregistratiesystemen bezig om dit te implementeren.
Wil je meer weten over hoe je een XAR-bestand uit MyFMS kan exporteren? Neem vrijblijvend contact met ons op.
Lees hieronder nog meer nieuws van MyFMS.
