Het is belangrijk om een goed ritregistratiesysteem te hebben bij een verklaring van 500 kilometer. Michel Jochems, manager van de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen, benadrukt dit. Als je minder dan 500 privékilometers per jaar rijdt met de auto van je werk, hoef je geen bijtelling te betalen. Maar hoe bewijs je dit?
Verklaring geen privégebruik auto
Hiervoor heb je een "Verklaring geen privégebruik auto" nodig, ook wel de 500 km verklaring genoemd. Deze kun je aanvragen bij de Belastingdienst en geldt vanaf het begin van een nieuw kalenderjaar. De Belastingdienst controleert of er daadwerkelijk minder dan 500 kilometer per jaar gereden is, vertelt Michel Jochems.
Vrije bewijsleer
Als je een "Verklaring geen privégebruik auto" gebruikt, moet je kunnen aantonen dat je minder dan 500 kilometer per jaar privé hebt gereden. De Belastingdienst hanteert daarbij het principe van vrije bewijsleer. Dit betekent dat je zelf mag bepalen hoe je dit bewijst. Bijvoorbeeld door je ritten bij te houden in een Excel-bestand of door het gebruik van een app op je telefoon. Dit laatste heeft wel nadelen, want als je je telefoon niet bij je hebt, wordt er niets geregistreerd. Als je niet kunt aantonen dat je minder dan 500 kilometer per jaar privé hebt gereden, volgt er een naheffing van de belasting.
Goedkeuring Belastingdienst
Daarom is het belangrijk om gebruik te maken van een ritregistratiesysteem dat in je auto is gemonteerd, zoals het ritregistratiesysteem met het keurmerk ritregistratiesystemen. Gemiddeld worden mensen eens in de vijf tot zes jaar gecontroleerd. Als je een ritregistratiesysteem hebt met het keurmerk, is dit gemiddelde lager. De Belastingdienst is er dan al zeker van dat het systeem aan de gestelde eisen voldoet. Michel Jochems vertelt dat keurmerksystemen op meer dan 100 verschillende punten getest worden voordat ze het keurmerk mogen dragen. Dit wordt gedaan door een onafhankelijke partij, IT auditor Mazars. Als je kiest voor een ritregistratiesysteem met het keurmerk, weet je dat je een kwalit
Het is belangrijk om een ritregistratiesysteem te gebruiken van goede kwaliteit, zodat je verzekerd bent van een goede rittenregistratie.
Privacy
Het gebruik van een ritregistratiesysteem kan invloed hebben op je privacy, omdat het veel gegevens opslaat. Michel Jochems begrijpt dit en bij ritregistratiesystemen met het keurmerk ritregistratiesystemen wordt hier zwaar rekening mee gehouden. De stichting test bijvoorbeeld of het ritregistratiesysteem aan de AVG voldoet en hoe er met privégegevens omgegaan wordt.
Als tip geeft Michel Jochems mee om als werkgever goed te organiseren hoe je omgaat met privacy volgens de AVG. Wees zorgvuldig naar je werknemers en OR en leg vast hoe je omgaat met privacy in een privacyreglement.
Lees hieronder nog meer nieuws van MyFMS.
